Энциклопедия решений. Учет расчетов при направлении спортсменов и учащихся на соревнования, конкурсы и олимпиады (для бюджетной сферы)

Порядок направления физических лиц на мероприятия (далее - Порядок) и его финансовое обеспечение устанавливаются правовым актом публично-правового образования либо локальным актом организации бюджетной сферы. Это касается не только спортивных мероприятий, на которые направляются тренеры, спортсмены, учащиеся и иные лица, а также любых других мероприятий.

Как правило, такой документ устанавливает:

1. Перечень мероприятий, на которые распространяется действие Порядка. Это могут быть, к примеру, спортивные и физкультурные мероприятия, конференции, олимпиады. Если в наименовании Порядка фигурирует понятие "прочие мероприятия", то целесообразно в тексте Порядка указать, что именно относится к прочим мероприятиям: культурно-массовые мероприятия, конкурсы, фестивали, игры, турниры, сборы, участие в совещаниях, в работе семинаров и т.п.

2. Перечень лиц, направляемых на мероприятия. Например, спортсмены, члены сборных команд публично-правового образования, тренеры, спортивные судьи, обучающиеся образовательных учреждений публично-правового образования.

Если есть необходимость сопровождения участников мероприятий (как правило, речь о сопровождении заходит при направлении на мероприятия несовершеннолетних лиц), в Порядке следует указать, каким образом они определяются (например, приказом руководителя учреждения или органа власти (местного самоуправления)), кто может быть сопровождающим (законный представитель, педагог, тренер, врач участника конкурсного отбора и пр.).

Внимание

Практика показывает*(1), что с сопровождающими лицами заключаются гражданско-правовые договоры о сопровождении лиц, направляемых на мероприятие (в том числе, на возмещение расходов на проезд, проживание и т.д.). Однако мы считаем, что заключение гражданско-правового договора в данном случае избыточно. Дело в том, что порядок направления физлиц на мероприятия, изданный на уровне конкретного публично-правового образования или закрепленный локальным актом организации бюджетной сферы, уже содержит все необходимые условия сопровождения. В развитие такого акта с лицами, сопровождающими несовершеннолетних участников мероприятий, могут заключаться Соглашения, не являющиеся гражданско-правовыми договорами. В них могут быть закреплены дополнительные права и обязанности сопровождающих, характерные для конкретного мероприятия и не раскрытые в полной степени в акте представительного органа или локальном акте организации.

3. Перечень и нормы оплачиваемых расходов. В Порядке должны быть максимально четко, с учетом возможных нюансов перечислены оплачиваемые расходы*(2):

- по проезду к месту проведения мероприятия и обратно. Например, каким транспортом осуществляется проезд: автотранспортом, железнодорожным или воздушным транспортом. Для воздушного транспорта могут указываться предельные тарифы по классу, для железнодорожного транспорта - тип вагона (купе, плацкарт), поезда (пассажирский, скорый, скоростной). Проезд автотранспортом может осуществляться путем аренды автобусов, микроавтобусов и автомобилей, если такой вариант является более экономически выгодным. Также целесообразно предусмотреть вариант использования личного транспорта направляемых на мероприятие лиц.

- по организации питания. Кроме непосредственно норм питания, могут быть предусмотрены нормы питания в пути и на время вынужденной остановки в пути.

- по организации проживания. Нормы по проживанию могут различаться в зависимости от типа соревнований (например, спортивные, физкультурные, международные) и места их проведения (например, на территории публично-правового образования, в Москве или Санкт-Петербурге, за границей Российской Федерации). Кроме того, нормы могут предусматриваться, как верхние пределы стоимости номеров определенного класса, например, в размере, не превышающем стоимость одноместного (однокомнатного) номера класса "Стандарт".

Примечание

Варианты организации питания, проезда и проживания, а также нормы по таким расходам могут отличаться для разных категорий направляемых на мероприятие физлиц (тренеров, спортсменов, медицинского и обслуживающего персонала).

Также в Порядке целесообразно детально предусмотреть и другие оплачиваемые расходы, характерные для конкретных мероприятий. Например, могут оплачиваться расходы, связанные с оформлением виз и документов, расходы по переводу с иностранного языка отчетных документов, услуги камеры хранения, проезда в стране пребывания (трансфер) (при участии в мероприятиях на территории иностранных государств), медикаменты, оформление протоколов, стартовые, заявочные взносы, аккредитация, оплата лицензии за участие.

4. Тип финансового обеспечения участия в мероприятии: закупка или компенсационная выплата. В Порядке может быть указано, какие из оплачиваемых за счет средств учреждения расходов производятся путем закупки. Например, Порядок может предусматривать закупку учреждением авиабилетов для участников мероприятия. Или Порядок может предусматривать компенсационные выплаты в отношении всех оплачиваемых расходов. В таком случае учреждению закупать услуги по проезду будет неправильно - необходимо будет осуществить компенсационную выплату участникам мероприятия в отношении расходов по проезду.

5. Выплату фиксированной суммы, включающей компенсацию расходов, связанных с поездкой, либо возмещение произведенных физлицом расходов на проезд, проживание и т.п.

В первом случае направляемому на мероприятие физлицу выплачивается предусмотренная Порядком сумма и при этом никакие оправдательные документы (чеки и квитанции, подтверждающие расходование) к отчету прилагать не требуется. Однако расходы учреждения на такие выплаты физлицу следует подтвердить документами, на основании которых можно судить об их направленности и связи с мероприятием, а также о количестве дней нахождения в дороге, в простое, в месте проведения мероприятия. Это актуально, к примеру, когда физлицу выплачиваются денежные средства на питание, как правило, именно в зависимости от дней его участия в мероприятии.

Факт направления на мероприятие может подтверждаться соответствующим приказом, изданным организацией бюджетной сферы. А факт того, что физлицо принимало в нем участие, может подтверждаться по проездным документам, представляемым по возвращении, документам по найму жилого помещения в месте проведения мероприятия. Если такие документы предоставить невозможно, то в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте проведения мероприятия физлицом может быть представлен документ о фактическом сроке его участия в мероприятии, содержащий подтверждение принимающей стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) физлица к месту проведения мероприятия (из места проведения мероприятия).

Во втором случае все понесенные физлицом расходы должны быть подтверждены документально (проездными билетами, счетами или квитанциями из гостиниц и т.д.).

При этом необязательно все расходы должны возмещаться в фиксированной сумме или по фактическим затратам - возможен смешанный вариант. Например, в Порядке может быть указано, что возмещение расходов физлиц, за исключением расходов на питание, осуществляется при условии их документального подтверждения. А расходы на питание возмещаются в размере 100 рублей в случае однодневной поездки, в размере 200 рублей в случае многодневных поездок*(3).

6. Если Порядок предусматривает возмещение произведенных физлицом расходов с предоставлением соответствующих документов, то следует также указать:

- срок предоставления отчета;

- перечень прилагаемых к отчету документов;

- лицо, представляющее отчет по расходам (актуально, когда расходы осуществляются через руководителя делегации или сопровождающего несовершеннолетних участников мероприятия);

- форму отчета по расходам. Сотрудники организации бюджетной сферы предоставляют Авансовый отчет (ф. 0504505) или Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Если отчитывается лицо, не являющееся сотрудником учреждения, оно может предоставить отчет по форме, разработанной в учреждении самостоятельно с учетом всех обязательных реквизитов первичных документов. Форму отчета целесообразно разместить в виде приложения к Порядку. Если речь идет о сопровождении несовершеннолетнего, то законный представитель или лицо, добровольно принимающее на себя обязанность сопровождать ребенка, имеющее документ, удостоверяющий право лица на сопровождение или совершение других действий от имени родителей в интересах ребенка, может предоставить документы о расходах ответственному лицу учреждения, которое, в свою очередь, составит Авансовый отчет (ф. 0504505) или Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)*(4);

- срок окончательного расчета, предусматривающего возврат неизрасходованных средств или доплату, в том числе при авансе.

7. Выплату авансом или выдачу денежных средств по факту предоставления отчета о расходовании денежных средств.

Если осуществляется авансовая выплата, то целесообразно предусмотреть порядок окончательного расчета при несоответствии сведений в отчете и приложенных к нему документах, сведениям, указанным в смете планируемых расходов на участие в мероприятии:

- при излишнем предоставлении денежных выплат физлицу, оно возвращает излишне предоставленные денежные средства в установленный срок со дня предъявления учреждением соответствующего требования;

- при документально обоснованном превышении расходов, предусмотренных сметой, физлицу выплачивается дополнительная сумма расходов.

8. Перечисление денежных средств (аванса или компенсации фактического расхода) на карту либо выдача из кассы. Как правило, денежные средства выдаются из кассы сопровождающим и участникам мероприятий, не являющимся сотрудниками учреждения*(5). При этом кассир должен быть проинструктирован о том, какие документы должны предъявить получатели денежных средств. К примеру, лицо, назначенное сопровождающим согласно приказу руководителя учреждения, должно предоставить документ, подтверждающий личность (паспорт), а законный представитель несовершеннолетнего при получении компенсации его расходов в общем случае предъявляет паспорт и свидетельство о рождении. Со штатными сотрудниками может быть организован безналичный расчет.

Выбор КВР и КОСГУ при направлении на мероприятия физлиц

При осуществлении расходов, связанных с командированием работников (служащих) государственных (муниципальных) учреждений, государственных (муниципальных) органов, органов управления государственных внебюджетных фондов, а также выплат физическим лицам за совершение ими определенных полномочий в соответствии с законодательством РФ, не предусматривающим заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, виды расходов необходимо определять, руководствуясь положениями пп. 46.5, 46.9 и 48.1 Порядка N 85н.

Командировочные расходы, которые организации бюджетной сферы возмещают (компенсируют) персоналу в соответствии с действующим законодательством (ст. 168 ТК РФ), отражаются по элементам видов расходов 112, 122, 134 и 142. При этом приобретение (закупка) учреждением для командированного работника проездных документов или оплата услуг гостиницы отражается уже по виду расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг".

Выплаты физическим лицам, которые не являются работниками (государственными или муниципальными служащими), но привлекаются согласно законодательству для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, отражаются по обособленным элементам видов расходов 113 "Иные выплаты учреждений привлекаемым лицам" и 123 "Иные выплаты государственных (муниципальных) органов привлекаемым лицам" (за исключением расходов на оплату услуг привлекаемых специалистов, отражаемых по виду расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг").

В перечень расходов, относимых на КВР 113, входят расходы на выплаты:

- тренерам, спортсменам, учащимся при их направлении на различного рода мероприятия: физкультурно-спортивные мероприятия, соревнования, олимпиады и иные аналогичные мероприятия в части проезда, проживания в жилых помещениях (найма жилого помещения), питания;

- учащимся образовательных учреждений суточных, компенсации стоимости проезда к месту прохождения ими учебной, производственной, преддипломной практики, компенсации стоимости проживания в месте проведения практики, компенсации расходов на питание (при невозможности приобретения этих услуг);

- иные аналогичные расходы.

Примечание

Участие в конкурсах, олимпиадах, выставках, смотрах, физкультурных мероприятиях, спортивных мероприятиях, в том числе в официальных спортивных соревнованиях, и других массовых мероприятиях - одно из основных академических прав, предоставляемых обучающимся (п. 22 ч. 1 ст. 34 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации"). Поэтому выплаты обучающимся, производимые с целью реализации установленного законодательством РФ права на участие данных лиц в спортивных соревнованиях и иных мероприятиях, обоснованно могут быть отнесены на КВР 113.

Так, по коду видов расходов 113 могут быть отражены выплаченные компенсации стоимости проезда к месту проведения мероприятия и обратно, проживания, наличные денежные средства (суточные, средства на обеспечение питания (при невозможности приобретения услуг по его организации)) привлеченным к участию в спортивных мероприятиях учащимся, не состоящим в трудовых отношениях с учреждением (для прошлых периодов см. письма Минфина России от 23.12.2016 N 02-05-11/77504, от 08.11.2016 N 02-05-10/65286, от 15.07.2016 N 02-05-10/41798).

По КВР 123 отражаются расходы на выплаты присяжным и арбитражным заседателям, свидетелям и иным лицам, привлекаемым уполномоченными органами для участия в судебном разбирательстве, гражданам при их призыве на военные сборы, а также на выплату возмещений и компенсаций:

- депутатам представительных органов субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований, для которых депутатская деятельность не является основной;

- членам Общественной палаты Российской Федерации и (или) общественных палат субъектов Российской Федерации (муниципальных образований):

- иным физическим лицам, привлекаемым к выполнению отдельных полномочий (мероприятий) в соответствии с государственными (муниципальными) нормативными правовыми актами (за исключением расходов на оплату услуг привлекаемых специалистов, отражаемых по виду расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг").

В случае направления в командировку работника (сотрудника), в том числе в качестве сопровождающего на различные мероприятия, ему помимо обязательных, установленных ТК РФ гарантий, таких как оплата проезда, проживания, выплата суточных, могут быть возмещены иные расходы, произведенные в командировке с разрешения и ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ). Возможность применения кода видов расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" для компенсации сотруднику соответствующих расходов прямо установлена положениями п. 46.5 Порядка N 85н. Для применения данного вида расходов необходимо одновременное выполнение следующих условий:

- перечень иных расходов, которые сотрудники могут производить в командировке с разрешения работодателя, установлен в локальном акте учреждения или коллективном договоре (см также письмо Минфина России от 02.12.2016 N 02-05-11/71822);

- расход совершен с ведома или разрешения работодателя и входит в установленный перечень.

С 2019 года компенсацию расходов при направлении на мероприятия надо учитывать по коду КОСГУ 226 "Прочие работы, услуги", а не по коду 296.

Приложением 5 к Указаниям N 65н предусмотрена увязка видов расходов:

- 112 - с подстатьи 212 "Прочие выплаты" и подстатьей 296 "Иные расходы";

- 113 только с одним кодом КОСГУ - подстатьей 296 "Иные расходы" (см., также, письмо Минфина России от 15.07.2016 N 02-05-10/41798);

- 123 - с подстатьей 226 "Прочие работы, услуги"*(6) и подстатьей 296 "Иные расходы".

При направлении физических лиц на соревнования, олимпиады и другие мероприятия КВР и КОСГУ применяются в следующем порядке:

На основании чего платят

Получатели не работают/ не проходят службу в организации - плательщике

Тренеры, судьи, спортсмены, учащиеся, сопровождающие и др.

Учреждение (казенное, бюджетное, автономное)

Средства на питание ("суточные")

Иные расходы, включая оргвзносы

Правовой акт публично-правового образования или локальный акт учреждения

Договор ГПХ (контракт)

Орган власти, местного самоуправления

Правовой акт органа власти, местного самоуправления или локальный акт организации бюджетной сферы

Договор ГПХ (контракт)

Получатели являются сотрудниками

Учреждение (казенное, бюджетное, автономное)

Командировочные расходы сотрудника:

- иные расходы (по согласованию)

Орган власти, местного самоуправления

Учреждение (казенное, бюджетное, автономное)

Подотчетные суммы на осуществление расходов для обеспечения участия иных лиц, не работающих (не проходящих службу) в организации

Правовой акт органа власти, местного самоуправления или локальный акт организации бюджетной сферы

Орган власти, местного самоуправления

Расходы на выплату денежных премий, призов спортсменам, тренерам, судьям, не состоящим в штате организации бюджетной сферы, отражаются по виду расходов 350 "Премии и гранты" либо по виду расходов 330 "Публичные нормативные выплаты гражданам несоциального характера" (в случае принадлежности выплат к категории публичных нормативных обязательств) (письма Минфина России от 23.12.2016 N 02-05-11/77460, от 19.08.2016 N 02-05-10/48661). Одним из видов указанных выплат являются поощрительные выплаты спортсменам-победителям и призерам спортивных соревнований.

Для отражения указанных расходов в бухгалтерском (бюджетном) учете применяется подстатья 296 "Иные выплаты текущего характера физическим лицам" КОСГУ.

Учет расчетов при направлении на мероприятия физлиц, в том числе несовершеннолетних

Под расходами на приобретение товаров, услуг, связанных с обеспечением участия в спортивных мероприятиях, в контексте Порядка N 85н понимаются затраты на:

- проезд к месту проведения мероприятия и обратно;

- иные закупки, обеспечивающие участие в мероприятии.

Примечание

Аналогичный подход может применяться и при направлении физлиц на физкультурно-спортивные мероприятия, соревнования, олимпиады и иные аналогичные мероприятия (пп. 46.9, 48.1.1.3 Порядка N 85н).

С учетом п. 46.9 Порядка N 85н, пп. 10.2, 11 Порядка N 209н, пп. 202, 212, 254 Инструкции N 157н для правильного выбора КВР, КОСГУ и счета учета при направлении физлиц на мероприятия необходимо классифицировать конкретную хозяйственную ситуацию по следующим критериям:

1. Осуществляется закупка или компенсационная выплата.

2. Являются ли сотрудниками учреждения участники мероприятия и сопровождающие их лица.

Примечание

В целях организации участия в мероприятиях следует учитывать, являются участники мероприятия совершеннолетними или несовершеннолетними. Дело в том, что дееспособность несовершеннолетних граждан ограничена (см. подробнее здесь).

Выбор КВР, КОСГУ, счетов учета, а также документальные основания для различных хозяйственных ситуаций при направлении физлиц на мероприятия, в том числе с сопровождающим лицом, приведены в таблице (см. также письмо Минфина России от 17.01.2022 N 02-08-10/2257):

Учреждение самостоятельно приобретает товары, услуги в целях обеспечения как сопровождающего, так и участников мероприятия

Закупка, в том числе через подотчетное лицо

При закупке через подотчетное лицо: Авансовый отчет (ф. 0504505) или Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением подтверждающих документов

Осуществляется оприходование и списание НФА, денежных документов.

При закупке через подотчетное лицо следует соблюдать правила осуществления закупок у единственного поставщика

Учреждение выдало денежные средства, необходимые для обеспечения участия в мероприятии, участникам мероприятия

Совершеннолетние участники мероприятия получили денежные средства для обеспечения участия в мероприятии

Отчет по расходам с приложением чеков, билетов, квитанций и т.п., если порядок направления физлиц на мероприятия предусматривает документальное подтверждение расходов

Участник мероприятия - сотрудник учреждения:

Если денежные средства выдаются лицам, не являющимся сотрудниками организации, авансом и требуют документального подтверждения, то в учете применяется счет 206 26 с последующим зачетом аванса. Если же документального подтверждения не требуется, то расходы отражаются с применением счета 302 26.

Сотрудники организации составляют Авансовый отчет (ф. 0504505) или Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Лица, не являющиеся сотрудниками организации, составляют отчет по форме, разработанной учреждением самостоятельно, содержащей обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 25 Стандарта "Концептуальные основы. "

Участник мероприятия - не сотрудник учреждения:

Законные представители несовершеннолетних участников получили денежные средства для обеспечения их участия в мероприятии

Как правило, денежные средства выдаются из кассы учреждения.

В общем случае законный представитель предъявляет кассиру документ, удостоверяющий личность (паспорт) и свидетельство о рождении несовершеннолетнего.

Если денежные средства выдаются авансом и требуют документального подтверждения, то в учете применяется счет 206 26 с последующим зачетом аванса. Если же документального подтверждения не требуется, то расходы отражаются с применением счета 302 26.

Отчет составляется законными представителями по форме, разработанной организацией самостоятельно с учетом обязательных реквизитов ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 25 Стандарта "Концептуальные основы_"

Учреждение выдало сопровождающему денежные средства, необходимые для обеспечения участия в мероприятии

Сопровождающий закупил всё необходимое для участников, в том числе для несовершеннолетних*(8)

Отчет по расходам с приложением чеков, билетов, квитанций и т.п.*(9)

Сопровождающий - сотрудник учреждения:

При закупке через подотчетное лицо следует соблюдать правила осуществления закупок у единственного поставщика.

Обязанность сопровождения несовершеннолетних работниками учреждения может устанавливаться соответствующими нормативными актам (подробнее см. здесь).

В общем случае для сопровождающих - сотрудников учреждений это служебная командировка. Она оплачивается в общеустановленном порядке.

С сопровождающими - не сотрудниками учреждения в развитие нормативных правовых актов, локальных актов учреждения могут заключать соглашения, устанавливающие обязанность сопровождения детей.

Форму ведомости выдачи денежных средств с подписями получателей учреждению целесообразно разработать самостоятельно.

Сотрудники организации составляют Авансовый отчет (ф. 0504505) или Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Лица, не являющиеся сотрудниками организации, составляют отчет по самостоятельно разработанной форме, содержащей обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 25 Стандарта "Концептуальные основы. "

Сопровождающий - не сотрудник учреждения:

Сопровождающий раздал денежные средства участникам мероприятия или их законным представителям (родителям)

Ведомость выдачи денежных средств с подписями получателей (участников мероприятия).

Документы, подтверждающие произведенные расходы, если это предусмотрено Порядком направления на мероприятия

Участник мероприятия - сотрудник учреждения

Сопровождающий - сотрудник учреждения:

Участник мероприятия - не сотрудник учреждения:

Сопровождающий - не сотрудник учреждения:

Сопровождающий осуществляет расход в пользу несовершеннолетних участников по нотариально заверенной доверенности

Ведомость выдачи денежных средств с подписями родителей получателей (участников мероприятия) с приложенными доверенностями.

Сопровождающий - сотрудник учреждения:

Сопровождающий - не сотрудник учреждения:

Расходы производятся согласно утвержденной смете на участие в мероприятии.

Обратите внимание : в некоторых случаях расходы на компенсацию стоимости питания при направлении на мероприятие штатных работников и служащих (тренеров, сопровождающих, спортсменов) могут отражаться по подстатье 214 "Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме" КОСГУ (письмо Минфина России от 17.01.2022 N 02-08-10/2257). Это возможно, к примеру, при направлении на мероприятие названных лиц без оформления командировки или когда компенсация питания не входит в перечень иных расходов, которые сотрудники могут производить в командировке с разрешения работодателя. При этом компенсация питания предусмотрена Порядком направления физлиц на мероприятия.

Примечание

На практике распространены ситуации, когда сопровождающий, в обязанности которого входит обеспечение (закупка) участников мероприятия необходимыми товарами и услугами, передает выданные ему под отчет денежные средства иным лицам. При этом речи здесь не идет о выдаче средств участникам мероприятий по ведомости.

В связи с этим отметим, что положения п. 6.3 Указания N 3210-У не содержат прямого запрета на передачу выданных под отчет денег одним лицом другому*(12). Однако считаем, что желательно установить в локальном акте такой запрет. Его наличие позволит сократить трудозатраты на осуществление внутреннего контроля.

О порядке обложения НДФЛ и страховыми взносами при направлении физических лиц на мероприятия см. здесь.

Пример 1. Направление на мероприятие команды спортсменов с сопровождающим-сотрудником учреждения

Работник государственного бюджетного (автономного) учреждения спортивной отрасли направляется в качестве руководителя делегации (сопровождающего) на тренировочные мероприятия и соревнования сборной команды региона (10 человек, несовершеннолетние). Мероприятие проводится на территории РФ с 4 по 8 апреля. Денежные средства для обеспечения участия в мероприятии выдаются сопровождающему, он осуществляет расходы.

Все расходы осуществляются в рамках государственного задания.

Перед проведением мероприятия руководитель учреждения издал приказ о направлении несовершеннолетних для участия в мероприятии, утвердил список участников и назначил сопровождающего. В приказе были указаны сроки и место проведения мероприятия, условия и требования к его проведению, цель сопровождения, была определена мера ответственности за жизнь и здоровье несовершеннолетних в пути следования. Указанные лица были ознакомлены с приказом под роспись.

С сопровождающим и участниками мероприятия был проведен инструктаж по соблюдению правил техники безопасности во время поездки.

Учреждение запросило письменное согласие родителей (законных представителей) на направление несовершеннолетнего на мероприятие с указанием сроков и места проведения мероприятия. Также учреждением было получено согласие родителя (законного представителя) несовершеннолетнего лица на сбор, хранение, использование, распространение (передачу) и публикацию персональных данных несовершеннолетнего лица, так как такое требование было предъявлено организатором мероприятия и закреплено в нормативном акте, регламентирующем порядок направления лиц на участие в выездных мероприятиях.

Организатор мероприятия был проинформирован о направлении участников и сопровождающего, ему был предоставлен утвержденный руководителем учреждения список таких лиц.

Была составлена смета расходов, связанных с участием в мероприятии.

Расчеты с сотрудником

Для сопровождающего - работника учреждения такая поездка является командировкой.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определены локальным нормативным актом.

Сопровождающему сотруднику выплачиваются суточные (100,00 р. х 4 дня = 400,00 р.), денежные средства на оплату питания (1 200,00 р. x 4 дня = 4 800,00 р.) и проживания (2 100,00 р. x 4 дня = 8 400,00 р.). Решение о направлении в командировку и расчет финансового обеспечения произведены на основании Решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512). Согласно учетной политике Решение (ф. 0504512) применяется в учреждении с 01.01.2021.

Расчеты с участниками мероприятия

Так как участники мероприятия не являются сотрудниками учреждения и денежные средства на обеспечение их участия в мероприятии получает сотрудник - сопровождающее лицо, то на сумму расходов команды будут превышены командировочные расходы сотрудника - подотчетного лица в Решении (ф. 0504512). Для участников мероприятия сопровождающему лицу были выданы денежные средства на оплату питания (1 200,00 р. x 10 чел. x 4 дня = 48 000,00 р.) и проживания (2 100,00 х 10 чел. х 4 дня = 84 000,00 р.).

Было составлено Решение (ф. 0504512).

Учреждением были приобретены электронные билеты (3 500 р. x 11 чел. = 38 500,00 р.).

Учреждением были забронированы места в гостиничных номерах и перечислены на "зарплатную" карту сотрудника денежные средства на оплату проживания, питания (8 400,00 р. + 84 000,00 р. + 4 800,00 р. + 48 000,00 р .= 145 200,00 р.) и суточные (400,00 р.). Учетной политикой учреждения предусмотрено оформление специального Уведомления с целью информирования сотрудника о поступившей ему подотчетной сумме.

Сопровождающий оплатил забронированные номера и оплачивал питание со своей "зарплатной" карты.

Сопровождающий сотрудник отчитался, предоставив Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением чеков и справки, составленной в произвольной форме, подписанной сотрудником и представителями организатора мероприятия и подтверждающей присутствие несовершеннолетних граждан на приеме пищи.

Сотрудник предоставил контрольные купоны билетов.

В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения отражаются следующие записи:

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎